Dalam proses rekam medis serta kebutuhan administrasi fasilitas pelayanan kesehatan biasanya menggunakan aplikasi klinik untuk operasionalnya. Sistem klinik yang memanfaatkan jaringan internet sehingga mampu menampilkan informasi secara real time.
Kendala Fasilitas Kesehatan dalam Implementasi Sistem Klinik
Sistem klinik memiliki beragam manfaat dan menawarkan kemudahan, tapi dalam proses implementasinya banyak kendala yang dihadapi klinik. Berikut kendala umum yang biasanya dirasakan klinik saat beralih ke sistem digital atau implementasi Rekam Medis Elektronik.
1. Mempertahankan Sistem Manual karena Biaya
Layanan kesehatan menggunakan sistem manual dalam perekaman medis pasien merupakan kendala yang sudah dialami klinik sejak lama. Bahkan di era modern saat ini, masih banyak klinik yang menghadapi kendala serupa.
Banyak klinik yang masih menggunakan sistem manual karena berbagai alasan, salah satunya yakni soal biaya yang sering dianggap mahal. Padahal biaya penggunaan sistem mampu menghemat biaya lainnya seperti biaya cetak formulir kertas.
Klinik masih berkutat dengan input data secara tertulis yang dilakukan tenaga medis, hingga peresepan manual. Metode ini tentunya bisa mengurangi kualitas pelayanan fasilitas kesehatan tersebut karena memakan banyak waktu. Nyatanya di lapangan, aplikasi kesehatan berbasis digital lebih memuaskan dari pada sistem manual.
Keunggulan aplikasi klinik terbukti dengan memberi kenyamanan, praktis dan dibanderol dengan harga yang relatif murah jika dibandingkan dengan dokumen/kertas dan tempat penyimpanan rekam medis.
2. Konektivitas dan Distribusi
Konektivitas atau integrasi antara pihak institusi kesehatan dengan rekanan dalam proses pelayanannya seperti BPJS, laboratorium, asuransi dan lainnya juga dianggap belum maksimal. Setiap rekanan memiliki sistem masing-masing yang tidak saling terhubung. Tentunya butuh aplikasi di klinik yang mampu menghubungkan rekanan-rekanan tersebut secara online.
Proses manual tentu tidak lagi efektif sehingga butuh aplikasi yang mendukung sistem administrasi dan distribusi data. Penggunaan sistem yang tidak saling terintegrasi akan membuat pelayanan tidak efektif seperti pasien BPJS memakai Pcare namun belum terhubung dengan sistem di klinik tersebut.
Solusinya adalah perlu sistem informasi yang terintegrasi dengan sistem rekanan seperti asuransi dan BPJS. Dalam pendistribusian data juga harus cepat dengan dukungan internet sehingga tenaga medis dapat memperoleh informasi pasien terkini sehingga mampu mengambil tindakan medis yang tepat.
3. Kesiapan Staf Klinik dalam Digitalisasi
Peralihan dari sistem konvensional ke sistem digital tentu akan berpengaruh pada kesiapan SDM klinik, seperti staf admin, apoteker, keuangan dan lainnya. Kesiapan staf klinik dalam pengoperasian sistem sangat dibutuhkan guna kelancaran operasional.
Sistem klinik yang ditujukan untuk kemudahan, tidak hanya kepada pasien dalam proses pengobatan dan perawatan, melainkan juga untuk staf klinik. Kendala ini masih banyak dialami klinik di Indonesia, maka dari itu pelatihan penggunaan dan pengoperasian sistem sangat diharuskan agar penggunaan semakin maksimal.
Manajemen klinik harus memahami dan mempersiapkan staf yang mampu bekerja sesuai SOP. Selain itu SDM perlu memiliki kemampuan dalam mengoperasikan aplikasi dan komputer guna menghindari kendala mendasar seperti ketidaktahuan dalam mencari hasil unduhan maupun input data di komputer.
Siapkan SDM yang handal dengan melakukan asesmen kondisi kesiapan staf serta rencanakan strategi perubahan secara bertahap dan dukungan manajemen.
4. Keamanan Data
Kendala lainnya yang sering dialami fasilitas kesehatan adalah keamanan data. Cyber Security Index dari NCSI (National Cyber Security Index) posisi Indonesia berada di urutan ke-83 dari 160 negara perihal keamanan siber.
Angka ini kalah jauh dengan Malaysia, Thailand bahkan Filipina. Keamanan data bagi institusi kesehatan sangat penting karena menyangkut data pasien dan informasi layanan kesehatan.
5. Fitur Terbatas dan Tidak Sesuai Kebutuhan
Aplikasi klinik yang digunakan fasilitas kesehatan umumnya memiliki fitur terbatas dan sangat sulit menemukan sistem yang sesuai dengan proses bisnis klinik. Masih banyak sistem klinik yang belum dapat memenuhi kebutuhan operasional klinik. Imbasnya, klinik harus menjalankan sistem elektronik secara parsial (semi manual) dan sistem konvensional.
Hal ini justru akan menimbulkan permasalahan baru yang lebih besar. Klinik perlu strategi dalam penetapan SOP penggunaan sistem secara bertahap sehingga tidak memberatkan dokter dan staff klinik dalam bekerja.
Solusi Mengatasi Kendala Implementasi Sistem Klinik
Lalu apakah ada solusi dalam mengatasi hambatan di atas? Ada beberapa tips implementasi permasalah sistem klinik yang bisa dilakukan.
1. Siapkan Biaya
Jika ingin beralih ke sistem digital, hal pertama yang dibutuhkan klinik adalah biaya. Dalam implementasi sistem klinik, klinik tentu membutuhkan internet, device seperti laptop atau komputer, dan yang terpenting biaya untuk aplikasi klinik.
2. Gunakan Aplikasi Klinik yang Lengkap
Gunakan aplikasi klinik yang mampu mendukung kinerja rumah sakit, klinik atau fasilitas kesehatan lainnya. Kini sudah ada aplikasi untuk klinik yang tersedia dan dalam bahasa Indonesia sebagai bahasa pengantarnya, serta memiliki fitur yang lengkap, seperti sudah terintegrasi atau terintegrasi BPJS, SatuSehat dan lainnya.
3. Pelatihan Staf Klinik
Agar penggunaan aplikasi dapat maksimal, penting bagi klinik untuk memberikan sosialisasi atau pelatihan kepada para staf. Umumnya pelatihan staf dapat dibantu oleh penyedia aplikasi untuk klinik, nantinya staf akan dilatih dalam penggunaan sistem. Tentu hal ini akan sangat membantu staf dalam melayani pasien dan menjalankan operasional secara optimal.
4. Pilih Aplikasi yang Aman
Aplikasi klinik yang aman menjadi salah satu hal penting saat ingin digitalisasi klinik Anda. Pastikan sistem yang digunakan telah memiliki izin dari pemerintah, karena sistem tersebut akan memuat begitu banyak informasi dari klinik maupun pasien. Maka, Anda harus berhati-hati saat memilih sistem klinik, pilih yang sudah terpercaya.
5. Pilih Sistem Klinik Sesuai Kebutuhan
Memilih sistem aplikasi tidak boleh sembarang. Pilih sistem yang dapat memenuhi kebutuhan operasional klinik. Anda dapat menyesuaikan juga dengan fitur yang disediakan aplikasi tersebut dengan kebutuhan Anda. Jika klinik Anda menerima pasien BPJS, pastikan sistem elektronik klinik yang Anda pilih adalah sistem yang mampu bridging atau terintegrasi ke BPJS.
Aplikasi Klinik Pintar, Solusi Kendala Digitalisasi Klinik
Anda bisa menggunakan aplikasi Klinik Pintar untuk mendukung sistem klinik. Banyak keunggulan dari aplikasi mulai dari rekam medis elektronik, sistem pembayaran, antrean, rujukan dan lainnya.
Kami juga membantu staf klinik Anda untuk menggunakan aplikasi kami. Kami memberikan pelatihan dan pendampingan saat implementasi melalui bantuan awal atau Basic Support yang diberikan Klinik Pintar secara gratis, dan Extra Support yang merupakan program bantuan berbayar untuk bantuan seperti pelatihan tambahan, bridging BPJS & SatuSehat dan lainnya.
Sistem klinik yang bagus akan mampu mendukung kinerja tenaga medis. Manfaatkan aplikasi digital untuk klinik sekarang, agar pelayanan kesehatan Anda optimal. Bergabung bersama kami dan jadi pengguna Aplikasi Klinik Pintar. Sistem kami bebas pakai!
Sumber:
- Merdeka. Indonesia Butuh Regulasi Penggunaan Aplikasi Kesehatan Berbasis Digital. 19 Agustus 2019
- Javier Faisal. Tempo. Kebocoran Data, Bukti Keamanan Siber Indonesia yang Lemah. 7 September 2022
