Apotek adalah salah satu bagian penting dalam sistem pelayanan kesehatan yang memiliki peran dalam memberikan obat dan produk farmasi kepada masyarakat. Dalam menjalankan fungsi tersebut, apotek harus menjaga ketersediaan obat dan alat kesehatan yang cukup dan berkualitas.
Untuk memastikan hal ini tercapai, apotek perlu melakukan pencatatan dan pengelolaan stok secara berkala. Dengan melakukan pengelolaan dan pencatatan stok secara rutin dan efisien, apotek dapat menjaga ketersediaan obat dan alat kesehatan, meminimalkan pemborosan, dan memberikan pelayanan yang lebih baik kepada pelanggan.
Namun sayangnya, masih ada apotek yang mengalami kesalahan dalam melakukan stok obat dan alkes. Lantas bagaimana cara mengatasi masalah stok obat dan alkes di apotek? Dalam artikel ini, kita akan membahas pentingnya melakukan stok obat dan alat kesehatan di apotek hingga bagaimana cara melakukan stok obat dan alkes agar berjalan dengan efisien.
Alasan Apotek Perlu Kelola Stok Obat dan Alat Kesehatan
Apotek perlu mencatat atau mengelola stok obat dan alat kesehatan secara rutin untuk:
1. Mengetahui Secara Pasti Jumlah Persediaan Obat dan Alat Kesehatan di Apotek
Salah satu manfaat utama dari pengelolaan inventori adalah untuk mengetahui secara pasti jumlah persediaan yang ada, termasuk persediaan obat-obatan, suplemen kesehatan, alat kesehatan, dan produk-produk lainnya yang tersedia.
Dengan melakukan perhitungan yang cermat, apotek dapat memastikan bahwa informasi mengenai stok yang tersedia adalah akurat dan langkah Ini sangat penting untuk menghindari kekurangan stok yang dapat berdampak negatif pada pelayanan kepada pasien.
2. Menentukan Waktu yang Tepat untuk Restock Barang
Mengelola inventori apotek juga sangat bermanfaat untuk membantu apotek dalam menentukan waktu yang tepat untuk melakukan restock barang. Dengan memiliki informasi yang akurat tentang tingkat persediaan saat ini dan tingkat konsumsi rata-rata, apotek dapat mengidentifikasi kapan saat yang tepat untuk memesan lebih banyak persediaan barang.
Hal ini membantu menghindari kekurangan stok yang dapat mengganggu pelayanan pelanggan dan juga mengurangi risiko overstock yang dapat menyebabkan kerugian finansial.
Baca Juga:
3. Menganalisis Produk untuk Bahan Evaluasi
Memantau persediaan obat dan alat kesehatan juga dapat membantu apotek dalam memahami kebutuhan pelanggan. Dengan mencatat produk yang paling diminati, apotek dapat memastikan bahwa produk-produk tersebut selalu tersedia dalam jumlah yang mencukupi.
Selain mengetahui produk yang paling diminati, mengelola dan melakukan pencatatan inventori juga membantu apotek dalam mengidentifikasi produk yang kurang laku. Cara ini dapat digunakan untuk melakukan evaluasi lebih lanjut mengenai apakah produk tersebut memiliki masalah dalam hal harga, brand awareness oleh konsumen atau justru kurangnya promosi dari Prinsipal.
Dengan menganalisis produk yang kurang laku, apotek dapat mengambil langkah-langkah untuk meningkatkan penjualan atau mengurangi persediaan produk yang kurang menguntungkan.
Penyebab Kesalahan dalam Mengelola Inventori di Apotek
Meski sejumlah apotek telah melakukan pencatatan inventori secara rutin, namun bukan berarti para apoteker tidak pernah melakukan kesalahan apapun. Penyebab kesalahan ini bisa terjadi karena beberapa faktor, seperti:
1. Belum Melakukan Digitalisasi Pengelolaan Persediaan Barang
Salah satu penyebab utama kesalahan dalam pengelolaan inventori di apotek yaitu karena apotek belum melakukan digitalisasi pengelolaan persediaan barang. Banyak apotek masih menggunakan metode manual dalam mencatat stok barang.
Padahal, selain memakan waktu yang cukup lama dan sulit untuk dilacak secara real time, mengelola data persedian barang dengan cara manual bisa menyebabkan terjadinya kesalahan atau human error, seperti salah penulisan atau penghitungan yang tidak tepat.
2. Tidak Rutin dalam Pencatatan dan Penyesuaian Stok
Kesalahan lain yang sering terjadi dalam pengelolaan dan pencatatan inventori di apotek adalah tidak rutinnya dalam pencatatan dan penyesuaian stok. Beberapa apotek mungkin hanya melakukan pencatatan secara periodik atau ketika ada masalah yang terlihat. Akibatnya, ketidakakuratan stok dapat berkembang seiring waktu sehingga sulit untuk mengetahui penyebabnya.
Mengatasi Masalah Kelola Stok Obat dan Alat Kesehatan dengan Aplikasi Klinik Pintar
Salah satu tantangan besar yang dihadapi oleh apotek adalah mengelola stok obat dan alkes dan perlengkapan medis dengan tepat. Kesalahan dalam stok obat dan alkes bisa berdampak buruk pada pasien dan bisnis apotek itu sendiri.
Namun, dengan Aplikasi Klinik Pintar, pengelolaan stok di apotek dapat menjadi lebih mudah dan efisien. Sebab, dengan menggunakan Aplikasi Klinik Pintar Anda akan mendapatkan berbagai kemudahan, seperti:
1. Dapat Menambah Data Inventori Sesuai Kebutuhan
Satu dari banyak fitur hebat yang dimiliki Aplikasi Klinik Pintar adalah kemampuannya untuk menambah satuan inventori produk yang dijual di apotek seperti misalnya obat, suplemen kesehatan, alkes, inventori Barang Habis Pakai (BHP) dan lain sebagainya.
Bahkan Anda juga dapat dengan mudah memasukkan data produk secara mendetail, termasuk nama, nomor batch, tanggal kedaluwarsa, dan lainnya. Dengan begitu, Anda dapat selalu memastikan bahwa obat dan perlengkapan medis yang tersedia selalu tercatat dengan benar.
2. Dapat Memantau Stok atau Inventori Masuk & Keluar
Satu hal yang sering menjadi penyebab kesalahan stok produk adalah kurangnya pemantauan terhadap inventori masuk dan keluar. Sebagai sistem informasi klinik, Aplikasi Klinik Pintar dapat membantu Anda mengelola kedua proses ini dengan lebih efisien. Anda dapat mencatat setiap barang yang masuk ke apotek, baik itu pengiriman dari pemasok atau pembelian produk langsung melalui Farmasi Pintar by Klinik Pintar.
Selain itu, Anda juga dapat mencatat setiap barang yang keluar, termasuk obat yang diambil oleh pasien. Dengan sistem informasi klinik ini, nantinya Anda dapat dengan mudah melacak pergerakan stok dan mengurangi risiko kesalahan stok obat dan alkes.
Tak hanya itu, adanya Fitur Inventori ini juga dapat mempermudah pemilik klinik maupun apotek untuk melakukan perubahan harga secara real time.
3. Fitur Inventori Aplikasi Klinik Pintar Terhubung dengan Rekam Medis Elektronik
Tak bisa dipungkiri, sampai saat ini masih banyak fasilitas kesehatan yang menggunakan dua sistem untuk mengatur stok inventori (obat dan alat kesehatan) dengan rekam medis pasien. Namun dengan Aplikasi Klinik Pintar, Anda tak perlu melakukan pencatatan dua kali, karena fitur inventori pada Aplikasi Klinik Pintar telah terhubung dengan Rekam Medis Elektronik pasien.
4. Pengadaan Obat dan Alat Kesehatan Jadi Lebih Mudah
Selain menghadirkan sistem informasi klinik (Aplikasi Klinik Pintar), Klinik Pintar juga menghadirkan Farmasi Pintar yang siap membantu klinik Anda dalam pengadaan obat dan alat kesehatan.
Melalui Farmasi Pintar, Anda akan mendapatkan sejumlah keuntungan, seperti produk yang terjamin asli dan berkualitas, pencatatan dan manajemen stok dapat dilakukan secara otomatis karena telah terintegrasi dengan sistem klinik, serta tempo pembayaran yang fleksibel dengan syarat dan ketentuan berlaku.
Yuk beralih ke apotek digital bersama Aplikasi Klinik Pintar! Karena dengan apotek digital, Anda akan lebih mudah dalam mengelola operasional apotek, termasuk mengelola stok obat dan alat kesehatan.
Sumber:
Badan POM. Peraturan Badan Pengawas Obat dan Makanan Nomor 24 Tahun 2021
