Tata Cara dan Informasi Survei Akreditasi Klinik

Pelaksanaan akreditasi diperlukan agar ada keselarasan dan kesamaan standar di seluruh penyedia layanan kesehatan. Pemerintah menetapkan tata cara pelaksanaan melalui peraturan Keputusan Direktur Jenderal Pelayanan Kesehatan dengan nomor HK.02.02/I/3991/2022 termasuk untuk didalamnya pelayanan klinik.

Proses Pelaksanaan Akreditasi

Dalam peraturan tersebut telah diterangkan mengenai proses pelaksanaan akreditasi. Proses ini dilaksanakan oleh tim surveior yang berjumlah 2 orang yaitu pada bidang tata kelola sumber daya dan upaya kesehatan masyarakat serta bidang tata kelola pelayanan dan penunjang. Untuk proses pengajuan akreditasi langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:

Proses Persiapan

Pada step 1 ini adalah proses mempersiapkan persyaratan yang harus dimiliki oleh pengampu klinik beserta jajarannya. Secara rinci persyaratan yang harus dimiliki untuk mengajukan proses akreditasi adalah sebagai berikut:

1. Klinik sudah terdaftar di Kemenkes dan memiliki izin berusaha
2. Penanggungjawab, tenaga medis dan tenaga kesehatan yang berada di klinik harus memiliki Surat Izin Praktik dan Surat Tanda Registrasi yang masih aktif
3. Ada bukti pengisian Aplikasi Sarana Prasarana Alat Kesehatan (ASPAK) yang telah terupdate 100% dan 100% divalidasi oleh Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota
4. Bagi pengajuan akreditasi perdana harus sudah melaporkan Indikator Nasional Mutu di aplikasi Mutu Fasilitas Pelayanan Kesehatan minimal 3 bulan terakhir sebelum daftar sedangkan untuk re-akreditasi minimal 12 bulan terakhir
5. Ada bukti pelaporan Insiden Keselamatan Pasien (IKP) melalui aplikasi Mutu Fasilitas Pelayanan Kesehatan untuk 3 (tiga) bulan terakhir bagi survei perdana dan 12 (dua belas) bulan terakhir bagi survei ulang (re-akreditasi)

Proses Pendaftaran Permintaan Akreditasi

Proses pendaftaran dilakukan oleh kepala/pimpinan klinik dengan memberikan dokumen diatas ditambah:

1. Surat permohonan survei yang ditunjukkan kepada lembaga penyelenggara survei
2. Laporan hasil penilaian mandiri (Self assessment) dari klinik
3. Hasil perencanaan perbaikan strategis untuk fasilitas pelayanan kesehatan yang melakukan re-akreditasi.

Lembaga penyelenggara akreditasi klinik akan melakukan tinjauan selama 14 hari kerja. Jika lolos pihak penyelenggara akan memberikan hasil penjadwalan survei dan apabila tidak lolos pihak klinik harus melakukan perbaikan pemenuhan dokumen dalam jangka waktu 5 hari kerja.

Kesepakatan Survei

Pihak penyelenggara akreditasi klinik akan membuat kesepakatan dengan klinik jika dokumen lolos verifikasi. Isi kesepakatan tertulis tersebut meliputi:

1. Tanggal kunjungan survei
2. Biaya survei
3. Perjanjian bahwa saat pelaksanaan survei, pimpinan harus berada di tempat
4. Tidak ada pemalsuan pada dokumen yang diserahkan pada pihak penyelenggara akreditasi

Tata Cara Pelaksanaan Survei di Klinik

Untuk survei di klinik akan memakan waktu 2 hari kerja dengan model hybrid (daring dan luring). Penyelenggaraan pada tanggal yang telah disepakati dan pihak surveior akan menyerahkan terlebih dahulu surat tugasnya sebelum melakukan survei.

Untuk model daring/online tata acara pelaksanaan meliputi:

1. Presentasi dari kepala klinik
2. Telusur dokumen yang sudah di submit

Sedangkan model offline/luring tata acaranya meliputi:

1. Telusur fasilitas dan pelayanan di klinik oleh surveior (fasilitas klinik, sistem utilitas, sistem keselamatan kebakaran, peralatan medis, keamanan dan keselamatan pasien, staf dan pengunjung, pengendalian dan pencegahan infeksi, kedaruratan dan bencana serta limbah dan bahan berbahaya (B3)
2. Wawancara pada petugas kesehatan secara random
3. Briefing harian
4. Simulasi pemberian pelayanan kesehatan
5. Kegiatan lainnya yang mendukung proses akreditasi termasuk mengecek rekam medis dari pasien di lembaga penyedia layanan kesehatan tersebut.

Pelaporan Hasil Survei Klinik

Setelah proses pelaksanaan survei akreditasi klinik tim surveior akan melaporkan hasil dari survei di aplikasi Sistem Informasi Nasional Akreditasi Fasyankes (SINAF). Pelaporan ini harus diunggah maksimal 2 hari kerja setelah pelaksanaan survei berakhir. Pelaporan hasil survei disertai dengan data atau dokumen pendukung lainnya seperti foto pada saat kegiatan survei.

Verifikasi dan Rekomendasi Penetapan Status Akreditasi

Setelah dokumen diunggah oleh tim Surveior, maka pihak verifikator akan melakukan verifikasi. Laporan yang diterima verifikator akan ditetapkan oleh ketua Lembaga penyelenggara akreditasi dengan cara menelaah hasil survei dari tim surveior

Penetapan Status Akreditasi

Dokumen rekomendasi akan diajukan pada pihak Direktur Jenderal untuk menetapkan status dari klinik tersebut. Hasil akreditasi yang diperoleh akan diberikan dalam bentuk e-sertifikat (sertifikat elektronik) kepada pihak klinik. Setelah itu pihak klinik harus mengisi umpan balik atas akreditasi yang telah dilakukan pada aplikasi Sistem Informasi Nasional Akreditasi Fasyankes (SINAF) maksimal 7 hari setelah e-sertifikat diterima.

Elemen Penilaian Akreditasi

Untuk penilaian dari akreditasi ada lima standar akreditasi klinik yang akan ditinjau oleh pihak surveior:

1. Regulasi (R) termasuk didalamnya kebijakan klinik, pedoman, panduan, prosedur, kerangka acuan, dll.
2. Dokumen (D) yang akan dicek pihak surveior misalnya bukti proses kegiatan atau pelayanan misalnya rekam medis, laporan, notulen rapat, hasil audit/supervisi, ijazah, bukti dokumen pelaksanaan kegiatan lainnya.
3. Penilaian Observasi (O), adalah hasil penglihatan atau pengamatan yang dilakukan Surveior.
4. Wawancara (W), adalah kegiatan tanya jawab yang dilakukan Surveior kepada Dinas Kesehatan setempat, Kepala Klinik, penanggung jawab, koordinator, pelaksana klinik, pengunjung, pasien, keluarga, lintas sektor, dll.
5. Simulasi (S), adalah peragaan kegiatan oleh Klinik yang diminta oleh surveior.

Klinik yang lolos akreditasi bisa mencantumkan status akreditasi di bawah atau di belakang nama klinik dengan huruf lebih kecil.

Sumber:

Ikn.or.id. Akreditasi Klinik Utama dan Klinik Pratama

HK.02.02/I/3991/2022 Tentang Petunjuk Teknis Survei Akreditasi Pusat Kesehatan Masyarakat, Klinik, Laboratorium Kesehatan, Unit Transfusi Darah, Tempat Praktik Mandiri Dokter dan Tempat Praktik Mandiri Dokter Gigi